Informačná povinnosť - Infoservis "Opýtajte sa nás". Kontaktné miesto ZSSK CARGO

Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom osobných údajov je Železničná spoločnosť Cargo Slovakia, a. s., so sídlom Tomášikova 28B, 821 01 Bratislava, IČO: 35 914 921, ďalej len „ZSSK CARGO“.

Zodpovedná osoba

Zodpovednou osobou pre ochranu osobných údajov je Mgr. Emília Pistová.

Zodpovednú osobu môžete kontaktovať e-mailom na adrese dpo@zscargo.sk, telefonicky na čísle +421 907 109 215 alebo písomne na adrese Železničná spoločnosť Cargo Slovakia, a. s., Puškinova 3, 040 01 Košice, s označením zásielky „Do rúk zodpovednej osoby pre ochranu osobných údajov“.

Účel spracúvania

ZSSK CARGO spracúva osobné údaje prostredníctvom kontaktného miesta Infoservis „Opýtajte sa nás“ na účely prijímania, evidencie, triedenia, posúdenia, interného postúpenia, vybavenia, komunikácie, dokumentovania odpovede, vyhodnocovania opakujúcich sa tém, uchovávania a vyradenia všeobecných dopytov, otázok, podnetov a požiadaviek širokej verejnosti.

Účel spracúvania zahŕňa vybavovanie všeobecných dopytov verejnosti, zákazníkov, potenciálnych zákazníkov, obchodných partnerov a iných osôb mimo osobitných zákonných a procesných režimov.

Ak sa podanie svojím obsahom kvalifikuje ako:

• Žiadosť podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
• Žiadosť o výkon práv dotknutej osoby podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679.
• Reklamácia.
• Sťažnosť.
• Oznámenie protispoločenskej činnosti.
• Pracovnoprávne podanie.
• Oznámenie bezpečnostného incidentu.
• Formálne správne, súdne alebo iné osobitné podanie.

ZSSK CARGO ho preradí do príslušnej samostatnej agendy. Takéto podanie sa následne spracúva podľa účelu, právneho základu, lehoty uchovávania a pravidiel príslušnej osobitnej agendy.

Právny základ

Právnym základom spracúvania je článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679.

Oprávneným záujmom ZSSK CARGO je zabezpečenie dostupnej, funkčnej a vecnej komunikácie so širokou verejnosťou, zákazníkmi, potenciálnymi klientmi a obchodnými partnermi, poskytovanie informácií o službách a činnosti spoločnosti, smerovanie dopytov na príslušné organizačné útvary, zvyšovanie kvality komunikácie a služieb, dokumentovanie vybavenia dopytu a ochrana právnych, obchodných a reputačných záujmov ZSSK CARGO.

Ak dopyt fyzickej osoby smeruje k vykonaniu predzmluvných opatrení na jej žiadosť alebo k plneniu zmluvy, právnym základom môže byť v príslušnom rozsahu aj článok 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679.

Kategórie dotknutých osôb

Spracúvanie sa môže týkať fyzických osôb z radov širokej verejnosti, zákazníkov, potenciálnych zákazníkov, fyzických osôb podnikateľov, osôb oprávnených konať za zákazníkov, potenciálnych zákazníkov alebo obchodných partnerov, odosielateľov dopytov, osôb uvedených v obsahu dopytu, zamestnancov ZSSK CARGO zabezpečujúcich vybavenie podnetu a prípadne zástupcov orgánov spoločnosti, ak je ich identifikácia nevyhnutná na poskytnutie odpovede.

Kategórie osobných údajov

ZSSK CARGO môže spracúvať najmä identifikačné, kontaktné, komunikačné, prevádzkové a v nevyhnutnom rozsahu obchodné údaje.

Môže ísť najmä o meno, priezvisko, titul, e-mailovú adresu, telefónne číslo, korešpondenčnú adresu, názov organizácie, pracovnú pozíciu alebo funkciu, údaje o oprávnení konať, obsah otázky alebo dopytu, predmet záujmu, dátum a čas komunikácie, históriu vybavenia, prílohy a odpoveď ZSSK CARGO.

Osobitné kategórie osobných údajov podľa článku 9 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 ani údaje o odsúdeniach a trestných činoch podľa článku 10 uvedeného nariadenia sa cielene nevyžadujú ani nespracúvajú.

Ak osoba takéto údaje uvedie spontánne v dopyte, ZSSK CARGO obmedzí prístup k nim, osobu podľa možnosti vyzve, aby citlivé údaje neposielala, a podanie presmeruje do príslušnej agendy len vtedy, ak je to vecne a právne potrebné.

Zdroj osobných údajov

Osobné údaje sa získavajú priamo od dotknutej osoby prostredníctvom webového formulára, e-mailu, telefónu, listu alebo iného komunikačného kanála určeného pre Infoservis.

V nevyhnutnom rozsahu môžu údaje pochádzať z predchádzajúcej komunikácie, interných evidencií, od zmluvného partnera, ak koná za dotknutú osobu, alebo z verejne dostupných zdrojov na overenie oprávnenia konať alebo na poskytnutie vecnej odpovede.

Doba uchovávania

Osobné údaje sa uchovávajú 5 rokov od vybavenia dopytu alebo od poslednej vecnej komunikácie.

Ak sa dopyt preradí do osobitnej agendy, napríklad do režimu žiadosti podľa zákona č. 211/2000 Z. z., reklamácie, sťažnosti, žiadosti o výkon práv dotknutej osoby, zmluvného sporu alebo oznámenia bezpečnostného incidentu, lehota uchovávania sa riadi pravidlami príslušnej osobitnej agendy.

Ak je dokumentácia potrebná na uplatňovanie, preukazovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, uchováva sa do skončenia príslušnej veci a uplynutia relevantnej lehoty.

Príjemcovia

Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené príslušným organizačným útvarom ZSSK CARGO, ktoré majú odbornú kompetenciu odpovedať na dopyt, najmä obchodnému, zákazníckemu, prevádzkovému, logistickému, právnemu, komunikačnému alebo technickému útvaru.

Príjemcami môžu byť poskytovatelia kontaktného centra, e-mailových, CRM, ticketingových, webových, cloudových a IT služieb ako sprostredkovatelia, ak spracúvajú osobné údaje výlučne v mene a podľa pokynov ZSSK CARGO.

Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené advokátom, audítorom a odborným poradcom, ako aj orgánom verejnej moci, súdom alebo iným oprávneným subjektom, ak existuje zákonný dôvod alebo je to potrebné na ochranu právnych nárokov.

Prenos do tretích krajín

ZSSK CARGO nevykonáva pravidelný prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám.

Ak je kontaktný formulár, e-mailový systém, CRM, ticketingový nástroj alebo cloudová podpora prevádzkovaná mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, prenos sa uskutoční len pri splnení podmienok kapitoly V Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679. Konkrétny poskytovateľ, tretia krajina a použitý prenosový mechanizmus musia byť zdokumentované v záznamoch o spracovateľských činnostiach alebo v zmluvnej dokumentácii.

Bezpečnosť a dôvernosť

Bežný dopyt sa klasifikuje ako interný. Dopyt obsahujúci obchodné tajomstvo, osobitné kategórie osobných údajov, bezpečnostnú informáciu, reklamáciu, právny nárok alebo citlivú prílohu sa klasifikuje ako dôverný alebo prísne dôverný a sprístupňuje sa len povereným osobám.

ZSSK CARGO uplatňuje riadenie prístupových práv podľa pracovnej roly a zásady nevyhnutnej potreby vedieť, individuálne používateľské účty, primeranú autentifikáciu, pravidelnú revíziu prístupových oprávnení, bezpečné spracovanie e-mailov, formulárov, príloh a ticketov, šifrovanie pri prenose podľa rizika, ochranu pred škodlivým kódom, spamom a phishingom, bezpečné úložisko, zálohovanie, aktualizáciu systémov, klasifikáciu citlivých dopytov, obmedzenie zdieľania, zmluvné zabezpečenie sprostredkovateľov, poučenie poverených osôb a povinnosť mlčanlivosti.

Automatizované rozhodovanie

ZSSK CARGO nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami podľa článku 22 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679.

Automatické potvrdenie prijatia podania, pridelenie čísla ticketu, smerovanie podnetu na príslušný útvar, upozornenie na lehotu alebo filtrovanie spamu sú administratívne a bezpečnostné podporné úkony. Konečné vecné vybavenie dopytu vykonáva oprávnená fyzická osoba.

Práva dotknutej osoby

Máte právo na informácie, prístup k osobným údajom, opravu, obmedzenie spracúvania, vymazanie v rozsahu, v akom tomu nebránia prevažujúce oprávnené dôvody, registratúrna lehota alebo právne nároky, právo namietať proti spracúvaniu vykonávanému na základe oprávneného záujmu a právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov.

Právo na prenosnosť sa môže uplatniť len pri spracúvaní vykonávanom automatizovane na základe súhlasu alebo zmluvy. Pri dominantnom právnom základe oprávneného záujmu sa spravidla neuplatňuje.

Ak sa dopyt preradí do osobitnej agendy, práva dotknutej osoby sa posudzujú podľa právneho základu a pravidiel tejto osobitnej agendy.

Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov vykonávanému na základe článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie.

ZSSK CARGO môže v spracúvaní pokračovať len pri preukázaní závažných oprávnených dôvodov, ktoré prevažujú nad právami a slobodami dotknutej osoby, alebo ak sú údaje potrebné na uplatňovanie, preukazovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Ak sa spracúvanie opiera o článok 6 ods. 1 písm. b) alebo písm. c) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, právo namietať sa v tomto rozsahu neuplatňuje.

Uplatnenie práv

Práva môžete uplatniť e-mailom na adrese dpo@zscargo.sk alebo Cargo.GR@zscargo.sk, písomne na adrese sídla ZSSK CARGO alebo prostredníctvom zodpovednej osoby.

Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s právnymi predpismi, máte právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Kontaktné údaje dozorného orgánu:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Galvaniho Business Centrum II
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk 
Telefón: +421 2 32 31 32 14
Webové sídlo: www.dataprotection.gov.sk